En entreprise, les appels manqués coûtent de l’argent. Pire, ils renforcent la concurrence. Pour se développer sereinement dans un marché à concurrence renforcée, les entreprises sont tenues de justifier d’une grande disponibilité.
Désireux d’offrir la meilleure expérience à vos clients, vous ambitionnez de réduire les appels manqués dans votre boîte ? Voici quelques techniques efficaces pour atteindre votre objectif.
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Automatiser la prise en charge des appels entrants avec un SVI
De nombreuses solutions informatiques innovantes sont développées par Dexem pour réduire les appels manqués en entreprise. La plus efficace est le serveur vocal interactif.
Abrégé SVI, cet outil de communication offre la possibilité de configurer un répondeur automatique sur le numéro de l’entreprise. Grâce à lui, l’entreprise est joignable en continu de jour comme de nuit.
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Avec un SVI, vous pouvez automatiser la prise en charge des appels entrants dans votre entreprise. Vous assurez ainsi que tous vos prospects et clients voient tous leurs appels décrochés selon la configuration de votre outil. De plus, le SVI ne sert pas seulement à décrocher automatiquement les appels. Il possède plusieurs autres fonctionnalités intéressantes.
Miser sur un routage de qualité pour une prise en charge de qualité
Pour réduire les appels non décrochés en entreprise, il est essentiel de bien configurer son serveur vocal interactif. La solution informatique est équipée d’une fonctionnalité de routage.
Dans un premier temps, elle réalise la qualification de l’appel en saisissant les besoins réels du client. Dans un second temps, elle redirige l’appel vers le service compétent.
Avec un routage de qualité, vous assurez une prise en charge optimale des appelants. Ce faisant, vous éliminez les risques d’appels coupés par exaspération ou trop longue attente.
On recommande en entreprise de bien choisir son SVI et de se faire assister par des spécialistes pour une configuration optimale de son arborescence.
Optimiser la gestion des RH en entreprise
En entreprise, les outils ne suffisent pas pour faire baisser le nombre d’appels manqués. Pour veiller à la prise en charge de tous les appels entrants, il faut optimiser la gestion des ressources humaines.
D’abord, assurez-vous de disposer d’un nombre suffisant de collaborateurs et de conseillers clients. Ensuite, misez sur la bonne organisation des équipes pour une efficacité maximale.
Il est important de définir des conseillers pour chaque service. Vous pouvez aussi organiser les heures de travail pour assurer la disponibilité de ressources humaines à tout moment. Autre point d’attention, gérez les absences avec astuce pour ne pas fragiliser la collaboration et risquer de manquer des appels entrants importants.
Mettre en place une stratégie de gestion des appels manqués
Bien qu’efficaces, les techniques de ce guide ne garantissent pas la prise en charge de 100 % des appels entrants. Vous serez donc bien avisé de mettre en place une stratégie de gestion des appels manqués. Offrez par exemple aux appelants la possibilité de laisser un message vocal.
Surtout, pensez à vérifier vos données pour identifier les appels manqués. Vous aurez ensuite à écouter les messages vocaux pour rappeler les appelants au plus tôt. L’objectif, vous montrer disponible pour satisfaire leurs besoins et les fidéliser.
